Privacybeleid — BellBuddy

⚠️ BELANGRIJK — LEES DIT EERST Dit is een uitgewerkt concept, geen juridisch advies. Laat dit document controleren door een Nederlandse jurist voordat u het publiceert. Uw dienst verwerkt persoonsgegevens van zowel uw klanten als van de bellers van uw klanten, via meerdere internationale subverwerkers — dit is precies het soort opzet waar de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op let. Vul alle [PLACEHOLDERS] in voordat u dit publiceert.

Laatst bijgewerkt: [DATUM]

1. Wie zijn wij

BellBuddy is een dienst van:

Cubex [Straatnaam en huisnummer] [Postcode en plaats — Almere] KvK-nummer: [KVK-NUMMER] E-mail: [PRIVACY@BELLBUDDY.NL]

Cubex is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar klanten (de ondernemers die een BellBuddy-abonnement afsluiten), en verwerker voor de persoonsgegevens van de bellers/eindklanten van die ondernemers (zie artikel 8 en de Verwerkersovereenkomst in onze Algemene Voorwaarden).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

2.1 Van onze klanten (de ondernemer die BellBuddy afneemt)

• Naam, bedrijfsnaam en functie
• Adresgegevens (voor installatie op locatie)
• Telefoonnummer en e-mailadres
• Betaalgegevens — verwerkt door Mollie; wij ontvangen zelf geen volledige betaalkaartgegevens
• Gegevens over uw bedrijf die nodig zijn om de AI-assistent te trainen (openingstijden, diensten, veelgestelde vragen)

2.2 Van bellers/eindklanten van onze klanten

Wanneer iemand uw BellBuddy-nummer belt, WhatsAppt of Telegramt, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• Telefoonnummer van de beller
• Naam, indien tijdens het gesprek gedeeld
• Inhoud van het gesprek (transcript en/of audio-opname, afhankelijk van de instellingen)
• Gegevens die nodig zijn voor het maken van een afspraak (datum, tijd, reden van afspraak)
• Berichten verzonden via WhatsApp of Telegram

Deze gegevens worden verwerkt namens onze klant (de ondernemer), niet namens Cubex. Onze klant is hiervoor verwerkingsverantwoordelijke; Cubex treedt op als verwerker. Zie onze Algemene Voorwaarden voor de volledige Verwerkersovereenkomst.

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens

• Het leveren van de BellBuddy-dienst (het beantwoorden van gesprekken, het maken van afspraken, het doorsturen van leads)
• Facturatie en administratie
• Klantenservice en technische ondersteuning
• Het testen en verbeteren van de dienst tijdens de installatie
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht)

Wij gebruiken deze gegevens niet voor marketingdoeleinden aan bellers/eindklanten van onze klanten, en wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

4. Rechtsgrond voor verwerking

• Uitvoering van de overeenkomst — voor het leveren van de dienst waarvoor u heeft betaald
• Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, fraudepreventie en dienstverbetering
• Wettelijke verplichting — voor fiscale en administratieve bewaarplicht
• Toestemming — waar specifiek gevraagd, bijvoorbeeld voor optionele marketingcommunicatie

5. Met wie delen wij gegevens (subverwerkers)

Om onze dienst te kunnen leveren, maken wij gebruik van de volgende gespecialiseerde dienstverleners. Wij hebben verwerkersovereenkomsten met elk van hen waar van toepassing.

Actie vereist: vul de vestigingslanden hierboven correct in en controleer of voor elke partij die buiten de EER is gevestigd een geldige doorgiftewaarborg (zoals EU Standard Contractual Clauses) van toepassing is. Dit is een van de meest gecontroleerde onderdelen van een AP-onderzoek.

6. Bewaartermijn

• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt, plus [7 jaar] na beëindiging in verband met de fiscale bewaarplicht
• Gespreksgegevens/transcripten van bellers: standaard [90 dagen], tenzij onze klant een andere termijn overeenkomt of wettelijk een langere termijn vereist is
• Opnames (indien geactiveerd): [30 dagen], tenzij anders overeengekomen

Bepaal deze termijnen bewust — kortere bewaring is over het algemeen veiliger voor u vanuit aansprakelijkheidsoogpunt.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking tot systemen, en het gebruik van gerenommeerde, beveiligde subverwerkers. Ondanks deze maatregelen kunnen wij geen absolute beveiliging garanderen.

8. Rechten van betrokkenen

Zowel onze klanten als de bellers/eindklanten van onze klanten hebben het recht om:

• Inzage te vragen in hun persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens te vragen
• Verwijdering van hun gegevens te vragen ("recht op vergetelheid")
• Beperking van de verwerking te vragen
• Bezwaar te maken tegen verwerking
• Hun gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit)

Voor bellers/eindklanten: verzoeken over uw gegevens kunt u het beste richten aan het bedrijf dat u heeft gebeld — zij zijn verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen onze klanten bij het afhandelen van dergelijke verzoeken.

Voor alle verzoeken: [PRIVACY@BELLBUDDY.NL]

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken op bellbuddy.nl. De regels hiervoor volgen uit de Telecommunicatiewet (artikel 11.7a) en de AVG.

Noodzakelijk (geen toestemming vereist)

• Taalvoorkeur — tijdelijke opslag (sessionStorage) om uw taalkeuze na een boeking te respecteren.
• Spambeveiliging — Cloudflare Turnstile op contactformulieren, om misbruik te voorkomen.

Deze technieken zijn nodig voor de werking of beveiliging van de site. U kunt hiertegen bezwaar maken via [PRIVACY@BELLBUDDY.NL].

Optioneel (alleen met toestemming)

• Live spraakdemo (ElevenLabs) — laadt een script van ElevenLabs om de voice-demo in de browser te tonen. Dit script wordt pas geladen nadat u via de cookiebanner “Demo toestaan” kiest.

U kunt toestemming geven of weigeren via de cookiebanner. Weigeren is even eenvoudig als accepteren. U kunt uw keuze later wijzigen via “Cookie-instellingen” in de footer of via de knop “Cookies” linksonder.

Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies en gebruiken geen Google Analytics of vergelijkbare tools zonder aparte toestemming. Als wij later analytics toevoegen, vragen wij daarvoor vooraf toestemming.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie is altijd op deze pagina te vinden.

11. Contact

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op via [PRIVACY@BELLBUDDY.NL].