Algemene Voorwaarden — BellBuddy
⚠️ BELANGRIJK — LEES DIT EERST Dit is een uitgewerkt concept, geen juridisch advies. Laat een Nederlandse jurist dit document controleren voordat u het gebruikt, met name de aansprakelijkheidsbeperking (artikel 8) en de verwerkersovereenkomst (artikel 12) — dit zijn de onderdelen die u het meest beschermen, en de onderdelen die het meest worden getoetst als er iets misgaat. Vul alle [PLACEHOLDERS] in.
Laatst bijgewerkt: [DATUM]
Artikel 1 — Definities
- Cubex / BellBuddy / "wij": Cubex, gevestigd te [ADRES], KvK-nummer [KVK-NUMMER], aanbieder van de BellBuddy-dienst.
- Klant: de ondernemer of onderneming die een overeenkomst met ons aangaat voor de BellBuddy-dienst.
- Eindklant / Beller: een persoon die contact opneemt met de Klant via de door BellBuddy geleverde telefoon-, WhatsApp- of Telegramdienst.
- Dienst: het geheel van installatie, configuratie en doorlopende werking van de AI-telefoonassistent, inclusief het toegewezen telefoonnummer, agendakoppeling en berichtenkanalen zoals beschreven op onze website en in de door de Klant gekozen abonnementsvorm.
- Aanbetaling: het bedrag van €49 dat bij het boeken van een installatieafspraak wordt voldaan.
Artikel 2 — Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, overeenkomst en levering van de Dienst door Cubex aan de Klant.
2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
2.3 Deze voorwaarden zijn opgesteld voor zakelijke klanten (B2B). Cubex levert de Dienst niet aan consumenten voor privégebruik.
Artikel 3 — Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant de Aanbetaling van €49 voldoet via het boekingsformulier op de website.
3.2 De Aanbetaling wordt volledig verrekend met de eenmalige installatiekosten bij aanvang van de Dienst.
3.3 Annulering vóór installatie: indien de Klant besluit niet verder te gaan nadat de Aanbetaling is voldaan maar vóór de installatieafspraak, is de Aanbetaling niet-restitueerbaar. Dit dekt de tijd die Cubex heeft besteed aan het terugbellen, adviseren en inplannen van de Klant.
[Beslispunt voor u: overweeg of u dit hard wilt maken, of een coulanceperiode (bijv. 14 dagen bedenktijd) wilt bieden — dit is uw keuze, geen juridische verplichting bij B2B-overeenkomsten, maar het beïnvloedt hoe uw aanbod overkomt.]
3.4 Na de installatieafspraak gaat de overeenkomst voor onbepaalde tijd in, met een maandelijkse abonnementsvorm zoals gekozen door de Klant (Basis, Plus of Pro).
Artikel 4 — Beschrijving van de Dienst en beperkingen
4.1 BellBuddy levert een AI-gestuurde telefoon-, WhatsApp- en/of Telegramassistent die inkomende communicatie namens de Klant beantwoordt, informatie verstrekt, afspraken inplant en berichten doorstuurt.
4.2 De Dienst is een geautomatiseerd systeem gebaseerd op kunstmatige intelligentie. Ondanks zorgvuldige configuratie en training kan de assistent:
- Onjuiste of onvolledige informatie verstrekken;
- Een gesprek niet correct interpreteren;
- Tijdelijk niet beschikbaar zijn door storingen bij onszelf of bij derden (zie artikel 4.4).
4.3 De Dienst is niet geschikt en niet bedoeld voor het afhandelen van noodsituaties, spoedeisende medische zaken, of andere situaties waarin onmiddellijk menselijk ingrijpen vereist is. De Klant dient dit zelf te waarborgen via andere kanalen indien relevant voor zijn bedrijfsvoering, en vrijwaart Cubex voor schade die voortvloeit uit het gebruik van de Dienst voor dergelijke doeleinden.
4.4 Cubex maakt gebruik van diensten van derden (waaronder spraaktechnologie, telefonie, agendasoftware en berichtenplatformen). Cubex is niet aansprakelijk voor storingen, uitval of wijzigingen bij deze derde partijen die buiten haar redelijke controle liggen.
4.5 Transparantie naar bellers (AI-verplichting): De Klant erkent dat op grond van geldende EU-wetgeving (waaronder de AI-verordening) bellers/eindklanten in bepaalde gevallen geïnformeerd moeten worden dat zij met een AI-systeem communiceren, tenzij dit voor een redelijk persoon duidelijk uit de context blijkt. Cubex configureert de assistent standaard zodanig dat deze zich als AI-assistent bekendmaakt aan het begin van elk gesprek. De Klant is zelf verantwoordelijk voor het naleven van deze en andere op zijn bedrijfsvoering toepasselijke wet- en regelgeving.
Artikel 5 — Verplichtingen van de Klant
De Klant:
- Verstrekt juiste en volledige informatie over zijn onderneming ten behoeve van de configuratie van de Dienst;
- Gebruikt de Dienst niet voor onwettige doeleinden;
- Zorgt zelf voor eventuele benodigde toestemmingen van zijn eigen eindklanten indien specifieke wetgeving (buiten de standaardconfiguratie van Cubex) dit vereist;
- Informeert Cubex tijdig over wijzigingen die relevant zijn voor de configuratie van de assistent (bijvoorbeeld gewijzigde openingstijden).
Artikel 6 — Prijzen en betaling
6.1 Alle genoemde prijzen zijn in euro's en, tenzij anders vermeld, exclusief btw.
6.2 Betaling van de eenmalige installatiekosten en de maandelijkse abonnementskosten verloopt via onze betaalpartner Mollie. Bij betaling ziet de Klant "Cubex" als handelsnaam op het betaalscherm.
6.3 Cubex is gerechtigd de abonnementsprijzen aan te passen, met een aankondigingstermijn van ten minste [30] dagen. Bij een prijsverhoging heeft de Klant het recht de overeenkomst op te zeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.
6.4 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is Cubex gerechtigd de Dienst op te schorten na een herinnering met een redelijke betalingstermijn.
Artikel 7 — Duur, opzegging en beëindiging
7.1 De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en kan door beide partijen worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van [1 kalendermaand], tenzij anders overeengekomen.
7.2 Bij beëindiging:
- Wordt het aan de Klant toegewezen telefoonnummer [gedurende een overgangsperiode van 14 dagen] beschikbaar gehouden zodat de Klant zijn doorschakeling kan aanpassen, tenzij het nummer eigendom is van de Klant zelf;
- Worden gegevens van de Klant en diens bellers verwijderd conform de bewaartermijnen in ons Privacybeleid, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is;
- Vervalt het recht op gebruik van alle door Cubex geconfigureerde systemen.
7.3 Cubex kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij ernstige of herhaalde schending van deze voorwaarden door de Klant, of bij oneigenlijk gebruik van de Dienst.
Artikel 8 — Aansprakelijkheid
8.1 De totale aansprakelijkheid van Cubex voor schade voortvloeiend uit of verband houdend met de uitvoering van de overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de [drie (3)] maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Cubex heeft betaald.
8.2 Cubex is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste klanten of reputatieschade, ongeacht of deze schade voortvloeit uit een tekortkoming, onrechtmatige daad of anderszins.
8.3 De beperking van aansprakelijkheid in dit artikel geldt niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van Cubex.
8.4 Cubex is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:
- Storingen, uitval of fouten bij door Cubex ingeschakelde derde partijen (waaronder spraaktechnologie-, telefonie-, agenda- en berichtenaanbieders);
- Onjuiste of onvolledige informatie die door de Klant is aangeleverd;
- Gebruik van de Dienst in strijd met artikel 4.3 (noodsituaties);
- Overmacht zoals omschreven in artikel 9.
[Dit artikel is de kern van uw juridische bescherming. Laat dit zeker toetsen — een jurist kan beoordelen of de bedragen en formulering standhouden en passend zijn bij uw daadwerkelijke risico.]
Artikel 9 — Overmacht
9.1 Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan: storingen bij internetproviders, telecomaanbieders of de in artikel 4.4 genoemde derde partijen, stroomstoringen, cyberaanvallen op systemen van derden, en overheidsmaatregelen.
9.2 Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Cubex opgeschort. Duurt de overmacht langer dan [30] dagen, dan zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden zonder schadeplichtig te zijn.
Artikel 10 — Intellectueel eigendom
10.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op de door Cubex ontwikkelde configuraties, scripts, software-integraties en werkwijzen berusten bij Cubex.
10.2 Gegevens die de Klant aanlevert over zijn eigen onderneming (openingstijden, dienstenaanbod, bedrijfsinformatie) blijven eigendom van de Klant.
Artikel 11 — Vertrouwelijkheid
Beide partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen met de nodige zorgvuldigheid en delen deze niet met derden, behoudens voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de Dienst of op grond van een wettelijke verplichting.
Artikel 12 — Verwerkersovereenkomst (GDPR / AVG)
Dit artikel geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 AVG en maakt onlosmakelijk onderdeel uit van deze Algemene Voorwaarden.
12.1 Hoedanigheid van partijen
Voor zover Cubex bij de uitvoering van de Dienst persoonsgegevens verwerkt van de eindklanten/bellers van de Klant, geldt de Klant als verwerkingsverantwoordelijke en Cubex als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
12.2 Onderwerp en duur van de verwerking
Cubex verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de Dienst, voor de duur van de overeenkomst en de daaropvolgende bewaartermijnen zoals vermeld in het Privacybeleid.
12.3 Aard en doel van de verwerking, categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens
Zoals omschreven in artikel 2 van ons Privacybeleid: telefoonnummers, namen (indien gedeeld), gespreksinhoud/transcripten, eventuele opnames, en afspraakgegevens van bellers van de Klant.
12.4 Verplichtingen van Cubex als verwerker
Cubex:
- Verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij een wettelijke verplichting tot verwerking bestaat;
- Waarborgt dat personen die gegevens verwerken tot geheimhouding zijn gebonden;
- Treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (artikel 32 AVG);
- Schakelt subverwerkers in zoals vermeld in het Privacybeleid, en informeert de Klant bij wijzigingen hierin;
- Assisteert de Klant, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen (inzage, verwijdering, etc.);
- Meldt een datalek zonder onredelijke vertraging aan de Klant, in ieder geval binnen [48 uur] na ontdekking;
- Verwijdert of retourneert alle persoonsgegevens na afloop van de Dienst, conform de bewaartermijnen in het Privacybeleid, tenzij wettelijke bewaarplicht anders vereist;
- Stelt de Klant de informatie ter beschikking die redelijkerwijs nodig is om naleving van dit artikel aan te tonen.
12.5 Subverwerkers
De Klant geeft Cubex algemene toestemming om de in het Privacybeleid genoemde subverwerkers (waaronder ElevenLabs, Telnyx, Google Calendar/Calendly, WhatsApp/Meta en Telegram) in te schakelen, mits Cubex met deze subverwerkers passende verwerkersafspraken heeft gemaakt die ten minste hetzelfde beschermingsniveau bieden als deze overeenkomst.
12.6 Doorgifte buiten de EER
Voor zover subverwerkers gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, waarborgt Cubex dat dit gebeurt op basis van een geldig doorgiftemechanisme (zoals de EU Standaardbepalingen/Standard Contractual Clauses).
[Vul artikel 4 en de tabel in het Privacybeleid volledig in — deze verwerkersovereenkomst is pas compleet als u weet welke van uw leveranciers daadwerkelijk buiten de EER gegevens verwerken.]
Artikel 13 — Klachten en geschillen
13.1 Klachten over de Dienst kunnen worden ingediend via [SUPPORT@BELLBUDDY.NL] en worden binnen de in het gekozen abonnement vermelde reactietermijn in behandeling genomen.
13.2 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
13.3 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Cubex is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Artikel 14 — Slotbepalingen
14.1 Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen vervangen de nietige bepaling door een bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zoveel mogelijk benadert.
14.2 Cubex is gerechtigd deze voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde voorwaarden worden [30] dagen voorafgaand aan inwerkingtreding bekendgemaakt aan de Klant.